Le client avant le véhicule
Le DMS tient le dossier du véhicule, le CRM tient celui du client : ses demandes, ses essais, ses relances. Les deux se lisent l’un l’autre plutôt que de se recopier.
01 — CONTEXTE STRATÉGIQUE
Un dossier véhicule unique, de l’entrée en stock à la facture
Une concession fait tourner plusieurs métiers sous le même toit : la vente de véhicules neufs et d’occasion, la reprise, l’atelier, les pièces, la facturation. Chacun a son outil, et le DMS est censé être celui qui les tient ensemble.
Dans les faits, le stock vit souvent à part. Un véhicule vendu reste affiché disponible sur un autre canal, une reprise se ressaisit d’un écran à l’autre, et la facture ne retrouve pas toujours la commande qui lui correspond. Les équipes compensent à la main, et l’écart se voit en fin de mois.
Le sujet n’est pas d’ajouter un outil de plus. Il est de donner au véhicule un seul dossier, depuis son entrée en stock jusqu’à sa facture, auquel le commerce, l’atelier et l’administration des ventes se raccordent au lieu de tenir chacun leur copie.
Notre solution : un DMS relié au reste. Le CRM y lit l’historique du client, le configurateur y pousse la commande, l’atelier y rattache ses interventions, et le portail du réseau y voit le stock réel.
Cette solution appartient à la famille ERP & Gestion métier.
02 — LEVIERS DE VALEUR
Les défis qui freinent votre performance
L'Opportunité de Transformation :
Le stock, les commandes, les reprises et la facturation vivent dans des outils séparés. Un véhicule vendu reste affiché disponible ailleurs, une reprise se ressaisit, et la facture ne retrouve pas toujours sa commande. L’écart se rattrape à la main, en fin de mois.
03 — L'APPROCHE
Notre approche technique
Le DMS tient le référentiel du véhicule : identification, caractéristiques, état, emplacement, prix, et le statut qui dit s’il est disponible, réservé, vendu ou livré. Ce statut est unique et il fait foi pour tous les canaux, le site comme le showroom.
Autour de ce référentiel, trois chaînes. La commande, qui transforme une configuration validée en engagement, avec ses options et son échéancier. La reprise, qui fait entrer un véhicule d’occasion au stock avec son estimation et son historique. La facturation, qui produit le document à partir de la commande et de ce qui a réellement été livré.
Les droits sont posés par rôle : le vendeur voit son portefeuille, le responsable voit son site, la direction voit le réseau. Chaque mouvement de stock laisse une trace datée, ce qui permet de reconstituer après coup pourquoi un véhicule a changé de statut.
Référentiel et stock
Un dossier par véhicule, neuf ou d’occasion, avec son état, son emplacement, son prix et un statut unique pour tous les canaux
Commandes et reprises
La configuration validée devient une commande ; la reprise fait entrer le véhicule d’occasion au stock avec son estimation et son historique
Facturation
La facture se construit sur la commande et sur ce qui a été livré, puis part vers la comptabilité
04 — ARCHITECTURE & TECH
Architecture technique
Saisir une fois, laisser les règles planifier, lire une seule vue : ce socle est celui de toute la famille, on le retrouve dans Gestion Atelier & Après-vente et dans PMS & Gestion Hôtelière.
- Référentiel et stockUn dossier par véhicule, neuf ou d’occasion, avec son état, son emplacement, son prix et un statut unique pour tous les canaux
- Commandes et reprisesLa configuration validée devient une commande ; la reprise fait entrer le véhicule d’occasion au stock avec son estimation et son historique
- FacturationLa facture se construit sur la commande et sur ce qui a été livré, puis part vers la comptabilité
CRM automobile et suivi des leads
De la configuration à la commande
Le configurateur compose le véhicule et calcule le prix ; le DMS reçoit la configuration validée et en fait une commande, avec ses options et son échéancier.
Ce que le véhicule est devenu
Les interventions de l’atelier se rattachent au dossier du véhicule. Une occasion ressort en vente avec son historique d’entretien au lieu d’une page blanche.
Le créneau et la ressource
La prise de rendez-vous écrit dans le planning de l’atelier et réserve le véhicule d’essai. Le DMS sait qu’il n’est pas disponible pendant ce temps-là.
Le stock vu de plus haut
Le portail du réseau lit le stock réel, site par site, plutôt qu’une copie transmise la veille. Les commandes au constructeur partent du même état.
05 — MÉTHODOLOGIE DE DÉPLOIEMENT
Intégration fluide et sans friction
Le DMS ne remplace pas vos outils de vente, il leur sert de source. Le CRM y lit le stock et l’historique du client, la prise de rendez-vous écrit dans le planning de l’atelier, le configurateur pousse la configuration validée vers la commande, et le portail du réseau lit le stock réel plutôt qu’une copie.
La reprise circule dans les deux sens : l’estimation d’un véhicule d’occasion le fait entrer au stock avec son dossier, et il en ressort en vente avec son historique d’entretien quand l’atelier y est raccordé.
Le déploiement suit l’existant plutôt que l’inverse. On commence par le référentiel véhicule et le stock, puis on branche la commande, la reprise et la facturation à mesure que les équipes s’en servent.
01
Référentiel véhicule
Inventaire de l’existant, reprise du stock neuf et occasion, et définition des statuts qui font foi pour tous les canaux.
02
Commandes et reprises
Mise en service des chaînes de commande et de reprise, avec les options, les échéanciers et l’entrée au stock des véhicules d’occasion.
03
Facturation
Rattachement de la facture à la commande et au livré, puis raccordement à votre comptabilité dans le format qu’elle attend.
04
Raccordements
Branchement du CRM, de l’atelier, de la prise de rendez-vous, du configurateur et du portail du réseau. Le raccordement à d’autres logiciels se fait si vous le souhaitez.
06 — BÉNÉFICES CLÉS
Des résultats mesurables pour l'organisation
- Un statut de véhicule unique : Le même état sur le site, en showroom et dans le réseau
- Commandes et reprises suivies : De la configuration validée jusqu’à la livraison, sans ressaisie
- Facturation rattachée : Chaque facture retrouve sa commande et ce qui a été livré
07 — QUESTIONS FRÉQUENTES
Clarifier votre prise de décision
Nous avons déjà un DMS imposé par le constructeur. Pouvez-vous travailler avec ?
Oui, quand il expose ses données. Le travail porte alors sur ce qui manque autour : la reprise, l’occasion, la facturation ou le lien avec le site. Quand il n’expose rien, nous le disons avant d’engager quoi que ce soit.
Notre stock d’occasion est tenu sur tableur, avec les photos dans un dossier partagé. Que devient-il ?
Si vous le souhaitez, nous reprenons ce tableur, lignes incomplètes comprises. Ce qui ne peut pas être rattaché à un véhicule reste consultable à part plutôt que d’être écarté, et les photos suivent le dossier du véhicule.
Qui décide qu’un véhicule n’est plus disponible ?
Le statut est tenu à un seul endroit, et chaque changement est daté et attribué. Un véhicule réservé en showroom disparaît des canaux en ligne sans que personne ait à y penser.
La facturation du DMS doit-elle remplacer notre comptabilité ?
Non. Le DMS produit la facture et la rattache à la commande ; elle part ensuite vers votre comptabilité dans le format qu’elle attend. Nous ne proposons pas de remplacer l’outil comptable.