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Formation gratuite

L’accueil en règle : de la réservation au départ du client

Une heure et demie en ligne, gratuite, pour faire le point sur ce que la loi demande à chaque étape du séjour : prix affichés, réservation, fiche de police, données des clients et taxe de séjour.

  • 1 h 30
  • En ligne
  • Gratuit
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Prochaine session : jeudi 19 novembre 2026, de 14 h 30 à 16 h (heure de Paris)

Pourquoi venir

De la réservation au départ, un séjour croise plusieurs règles : les prix qu’il faut afficher, l’argent versé à la réservation, la fiche de police des clients étrangers, les données que l’on garde, la taxe de séjour que l’on collecte puis que l’on reverse. Aucune n’est compliquée, mais elles sont dispersées entre plusieurs codes.

En une heure et demie, nous les reprenons dans l’ordre du séjour, textes officiels à l’appui, et nous répondons à vos questions. Vous saurez ce qui s’applique à votre établissement et ce qu’il faut vérifier dès le lendemain.

Pour qui

Pour le dirigeant d’un hôtel et pour l’équipe d’accueil : réception, réservations, facturation des séjours.

  • Le dirigeant, pour fixer les règles de la maison : prix, conditions de réservation, conservation des données.
  • L’équipe d’accueil, pour appliquer ces règles à chaque arrivée et à chaque départ.
  • Aucun prérequis : la formation part de ce que vous faites déjà.

Au programme

Une heure et demie, six parties

10 min

Afficher ses prix

15 min

Réserver : arrhes, acompte, annulation

15 min

La fiche de police

15 min

Les données de vos clients

25 min

La taxe de séjour sur la facture

10 min

Vos questions

  • Afficher ses prix. À l’extérieur, près de l’entrée : le prix de la prochaine nuitée en chambre double, ou à défaut un prix maximum, et si le petit-déjeuner et l’accès internet sont compris. À la réception : les heures d’arrivée et de départ. En chambre : les prix des prestations annexes.
  • Réserver. Sauf clause contraire, l’argent versé d’avance est un versement d’arrhes : le client qui annule les perd, l’hôtelier qui annule les rend au double. Pas de droit de rétractation pour une chambre réservée à une date précise, à condition de l’avoir indiqué au client. La réservation faite à distance se confirme sur un support durable, un e-mail par exemple.
  • La fiche de police. L’hôtelier la remplit, ou la fait remplir, et la fait signer par chaque client étranger dès son arrivée ; elle est conservée six mois et remise aux services de police ou de gendarmerie sur leur demande.
  • Les données de vos clients. L’hôtelier peut demander à voir une pièce d’identité, pas la photocopier. Nous voyons ce que l’on peut demander, comment informer le client, et combien de temps garder chaque donnée.
  • La taxe de séjour. Au réel ou au forfait selon la délibération de la commune ; un tarif par catégorie, entre un plancher et un plafond légaux ; les exonérations, dont les mineurs et les saisonniers employés dans la commune ; la perception avant le départ, la ligne sur la facture de séjour, puis la déclaration et le reversement aux dates fixées par la commune.

Ce que vous saurez faire

Afficher les bons prix

Ce qui doit figurer à l’entrée, à la réception et en chambre.

Encaisser une réservation sereinement

Arrhes ou acompte, conditions d’annulation, confirmation écrite : ce qu’il faut écrire, et quand.

Tenir la fiche de police

Qui la remplit, ce qu’elle contient, combien de temps la garder.

Protéger les données de vos clients

Ce que l’on peut demander, ce que l’on ne copie pas, combien de temps on garde.

Collecter et reverser la taxe de séjour

Le bon tarif, les exonérations, la ligne sur la facture et l’état de reversement.

Ce que Clarendis vous apporte

La fiche de police remplie en ligne

Le client la remplit depuis son téléphone avant son arrivée ; à la réception, il reste à la faire signer.

La taxe de séjour calculée sur la facture

Le tarif de votre commune s’applique au séjour, et l’état de reversement est prêt pour la commune.

Le livret d’accueil offert

Horaires, règles de la maison et prix des prestations accessibles par QR code en chambre, gratuitement et sans limite de durée.

Pour voir ces outils fonctionner, inscrivez-vous à la présentation en direct du 29 octobre. L’ensemble de nos solutions est sur la page hôtellerie et restauration.

Comment ça se passe

En ligne, en classe virtuelle sur Microsoft Teams. Les sessions sont identiques et durent une heure et demie : choisissez celle qui vous convient ci-dessous.

  • Inscription gratuite : nom, e-mail, établissement et session, rien de plus.
  • Le lien Teams arrive avec la confirmation, puis trois jours et une heure avant la session.
  • Pas besoin de caméra : un ordinateur, une tablette ou un téléphone avec le son suffit.
  • Après votre session, le support de la formation vous est envoyé par e-mail.

Les sessions

Jeudi 19 novembre 2026

de 14 h 30 à 16 h (heure de Paris)

30 places restantes sur 30

Choisir cette session

Jeudi 10 décembre 2026

de 14 h 30 à 16 h (heure de Paris)

30 places restantes sur 30

Choisir cette session

Jeudi 21 janvier 2027

de 14 h 30 à 16 h (heure de Paris)

30 places restantes sur 30

Choisir cette session

Jeudi 11 février 2027

de 14 h 30 à 16 h (heure de Paris)

30 places restantes sur 30

Choisir cette session

Questions fréquentes

Comment rejoindre la session sur Teams ?

Cliquez sur le lien reçu par e-mail. Vous rejoignez la session en invité, depuis votre navigateur ou depuis l’application Teams.

Faut-il une caméra ?

Non. Vous pouvez suivre caméra coupée et poser vos questions par écrit dans la conversation, ou au micro si vous le souhaitez.

Quel matériel prévoir ?

Un ordinateur, une tablette ou un téléphone, une connexion internet et le son. Un ordinateur est plus confortable pour suivre les écrans présentés.

La formation est-elle vraiment gratuite ?

Oui. L’inscription et la participation sont gratuites, sans engagement.

Que reçoit-on après la session ?

Le support de la formation, par e-mail, une demi-heure après la fin de votre session.

S’inscrire

Inscription à la formation l’accueil en règle

Ce que vous recevez

  • Un e-mail de confirmation avec le lien Teams
  • Une relance trois jours avant, puis un rappel une heure avant, chacun avec le lien
  • Le support de la formation par e-mail après votre session

Sources

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