Référentiels Qualité & Allergènes
Dans l’agroalimentaire, chaque ingrédient qui entre dans une recette traîne avec lui une cascade d’informations : origine, composition, allergènes, valeurs nutritionnelles, certifications. Multipliez par des centaines de références, ajoutez les reformulations constantes (coûts matières, ruptures fournisseurs, évolutions réglementaires INCO), et vous obtenez un casse-tête quotidien pour les équipes R&D et Qualité.
Les fiches techniques fournisseurs arrivent dans des formats hétérogènes : PDF scannés, tableaux Excel approximatifs, e-mails sans structure. Les responsables qualité passent des heures à recopier, recalculer, vérifier. Et quand le marketing demande l’étiquetage d’un nouveau produit pour dans trois semaines, c’est la course. Sans parler des audits IFS/BRC où il faut prouver la traçabilité de chaque donnée.
Le risque n’est pas abstrait : une erreur d’allergène sur un packaging, c’est un rappel produit, une crise sanitaire potentielle, des coûts qui se chiffrent en centaines de milliers d’euros.
Cette solution appartient à la famille Données, Référentiels & Reporting.
Les défis qui freinent votre performance
Excel reste l’outil par défaut : un fichier par famille d’ingrédients, des formules de calcul nutritionnel copiées-collées dont plus personne ne connaît l’origine, des versions qui circulent par e-mail. Quand un fournisseur modifie la composition d’un ingrédient, l’information met des semaines à se propager dans toutes les recettes concernées : si elle se propage.Les ERP classiques gèrent les flux, pas la complexité des spécifications qualité. Les logiciels de formulation du marché sont souvent surdimensionnés, rigides, avec des coûts de licence qui explosent.Résultat : les équipes bricolent, maintiennent des doubles saisies, et le responsable qualité devient le goulot d’étranglement de tout lancement produit.
Notre approche technique
Notre approche part d’un constat simple : la fiche technique d’un ingrédient est une donnée vivante qui alimente des dizaines de calculs en aval.
Nous construisons un référentiel unique où chaque ingrédient est documenté une seule fois, avec sa composition détaillée, ses allergènes (présents, traces, croisés), ses valeurs nutritionnelles pour 100g. Les recettes se construisent par assemblage : quand vous modifiez un ingrédient, tous les produits finis concernés sont recalculés automatiquement.
Le moteur de calcul applique les règles INCO : arrondis réglementaires, ordre des allergènes, mentions obligatoires : sans intervention manuelle. Un workflow connecte la R&D au marketing : quand une formule est validée, l’étiquetage se génère dans le format demandé. Le portail fournisseurs permet de collecter les fiches techniques dans un format structuré, directement exploitable.
Chaque modification est versionnée, horodatée, traçable pour vos audits.
Référentiel Ingrédients
Base centralisant les spécifications (microbiologiques, physico-chimiques) de chaque matière.
Calcul Nutritionnel Automatique
Génération du tableau des macros (Glucides, Lipides, Protéines) par sommation proportionnelle.
Déclaration des Allergènes
Remontée automatique de la présence volontaire ou des traces fortuites (Traces de fruits à coque).
Gestion des Versions (Versioning)
Garder une trace exacte de l’étiquette (V1, V2) selon la date de production.
Workflows R&D vers Marketing
Processus validant les allégations (Sans Gluten, Bio) avant envoi à l’agence de packaging.
Portail Fournisseurs
Interface permettant aux fournisseurs de saisir eux-mêmes leurs fiches techniques.
Architecture technique
Plusieurs sources, un référentiel qui les arbitre, puis l’analyse : Core RH & Référentiel Unifié et Observatoires & Open Data procèdent de cette même chaîne.
- Référentiel IngrédientsBase centralisant les spécifications (microbiologiques, physico-chimiques) de chaque matière.
- Calcul Nutritionnel AutomatiqueGénération du tableau des macros (Glucides, Lipides, Protéines) par sommation proportionnelle.
- Déclaration des AllergènesRemontée automatique de la présence volontaire ou des traces fortuites (Traces de fruits à coque).
- Gestion des Versions (Versioning)Garder une trace exacte de l’étiquette (V1, V2) selon la date de production.
- Workflows R&D vers MarketingProcessus validant les allégations (Sans Gluten, Bio) avant envoi à l’agence de packaging.
- Portail FournisseursInterface permettant aux fournisseurs de saisir eux-mêmes leurs fiches techniques.
Intégration fluide et sans friction
Le référentiel se connecte à votre ERP existant pour récupérer les nomenclatures et synchroniser les codes articles. Pas de ressaisie, pas de migration forcée. Les équipes continuent à travailler dans leurs outils habituels pendant la montée en charge. L’import des données historiques : vos fiches Excel actuelles : se fait par étapes, en validant la qualité au fur et à mesure.
Comptez trois à quatre mois pour un périmètre de 500 ingrédients et 200 recettes.
Audit des données existantes
Inventaire de vos fichiers, nomenclatures ERP, fiches fournisseurs. Identification des trous et incohérences à corriger.
Construction du référentiel ingrédients
Import et structuration de vos données. Définition des règles de calcul nutritionnel et de gestion des allergènes selon vos marchés.
Déploiement des workflows
Connexion R&D-Qualité-Marketing. Paramétrage des validations, droits d’accès, notifications. Formation des équipes clés.
Passage en production et portail fournisseurs
Bascule progressive sur le nouveau système. Ouverture du portail de collecte fournisseurs. Support renforcé les premières semaines.
Des résultats mesurables pour l'organisation
- Temps de création d’un étiquetage conforme réduit de 4 heures à 15 minutes
- Élimination des doubles saisies entre R&D, Qualité et Marketing
- Traçabilité complète pour audits IFS/BRC : historique accessible en moins de 2 minutes
- Détection automatique des impacts lors d’un changement de composition fournisseur
- Réduction de 80% du risque d’erreur sur les déclarations d’allergènes
- Mise à jour réglementaire centralisée, déployée sur tout le catalogue en une opération
Clarifier votre prise de décision
Comment gérez-vous les fiches techniques fournisseurs qui arrivent dans tous les formats possibles ?
Le portail fournisseurs propose un formulaire structuré, sachant que tous ne s’y plieront pas. Pour les PDF et documents non structurés, une étape de saisie assistée avec contrôles de cohérence prend le relais. L’objectif est d’améliorer progressivement la qualité des données entrantes, pas de bloquer vos approvisionnements.
Nos recettes sont confidentielles. Où sont stockées les données ?
Vos formulations sont hébergées en France, sur des infrastructures certifiées, et ne sortent pas de votre environnement dédié. Clarendis signe des clauses de confidentialité strictes, et l’accès est limité aux profils que vous définissez, y compris pour nos équipes de support.