Moteurs de Facturation Temps & Forfaits
Dans une société de conseil, un cabinet d’avocats ou une ESN, chaque heure travaillée a une valeur contractuelle différente. Un consultant senior à 850€ jour sur un contrat régie, un junior à 420€ sur un forfait plafonné, des frais de déplacement refacturables à 100% sur un client et à 70% sur un autre. Multipliez ça par 50 collaborateurs, 30 clients actifs et des contrats qui évoluent tous les trimestres.
Le résultat : des équipes administratives qui passent la première semaine de chaque mois à réconcilier des feuilles de temps incomplètes, traquer les frais non saisis, vérifier les plafonds de forfaits, appliquer les bons taux de TVA selon les juridictions. Pendant ce temps, la trésorerie attend. Les consultants relancent pour leurs notes de frais. Les clients reçoivent des factures en retard, parfois avec des erreurs qui déclenchent des litiges de plusieurs semaines.
Et le DAF passe ses soirées à reconstituer un MRR fiable pour le comité de direction. Ce n’est pas un problème de compétence. C’est un problème de volumétrie et de complexité contractuelle qui dépasse ce que des processus manuels peuvent absorber.
Cette solution appartient à la famille Facturation, Devis & Configurateurs.
Les défis qui freinent votre performance
Excel tient la route avec 10 clients et des contrats simples.Au-delà, il devient un piège : formules cassées lors d’un copier-coller, versions qui divergent entre le commerce et la facturation, aucune traçabilité quand un client conteste une ligne. Les ERP généralistes proposent des modules de facturation pensés pour du négoce ou de l’industrie : ils ne savent pas gérer un forfait avec dépassement autorisé à taux réduit, ni un contrat mixte régie + abonnement + success fees.Alors on bricole : des exports manuels, des tableaux de correspondance, des vérifications humaines à chaque cycle. Le coût caché est énorme : retards de facturation de 15 à 20 jours en moyenne, taux d’erreur de 3 à 5% sur les lignes, et des heures administratives qui pourraient servir ailleurs.
Notre approche technique
Notre approche part du contrat, pas de la facture. Chaque engagement client est modélisé avec sa propre logique tarifaire : taux par profil, plafonds, indexation, conditions de refacturation des frais, modalités de révision. Ce référentiel contractuel devient la source de vérité unique. Les temps saisis : qu’ils viennent de votre outil de CRA actuel, d’un import Excel ou d’une saisie directe : sont automatiquement valorisés selon les règles du contrat concerné.
Les frais suivent le même chemin. Un moteur de consolidation agrège ces éléments, applique les regroupements demandés par chaque client (une facture par projet, par mois, par entité juridique), et génère des écritures pré-validées. Les workflows d’approbation s’adaptent à votre organisation : validation managériale des temps, visa du directeur de mission au-delà d’un seuil, circuit spécifique pour les avoirs.
La génération documentaire produit des factures au format attendu par chaque client, annexes détaillées incluses. L’export comptable alimente votre système sans ressaisie.
Consolidation des Temps (CRA)
Agrégation automatisée des heures saisies par les consultants sur le projet.
Moteur de Contrats Mixtes
Gestion simultanée des jalons de forfaits, du temps passé (Régie) et des frais (Expenses).
Gestion des Abonnements (MRR)
Émission récurrente automatique pour les contrats de support (TMA, Hébergement).
Workflows d’Approbation
Processus de validation par le directeur de mission avant émission définitive au client.
Génération Documentaire
Création PDF de la facture accompagnée de ses annexes (détail des jours prestés).
Export Comptable Automatisé
Ventilation des revenus par axes analytiques (par département, par offre) vers l’ERP.
Architecture technique
Choisir des options, appliquer des règles de prix, produire le document : Configurateur Produits & Devis et Gestion Complexe des Commissions reposent sur cet enchaînement.
- Consolidation des Temps (CRA)Agrégation automatisée des heures saisies par les consultants sur le projet.
- Moteur de Contrats MixtesGestion simultanée des jalons de forfaits, du temps passé (Régie) et des frais (Expenses).
- Gestion des Abonnements (MRR)Émission récurrente automatique pour les contrats de support (TMA, Hébergement).
- Workflows d’ApprobationProcessus de validation par le directeur de mission avant émission définitive au client.
- Génération DocumentaireCréation PDF de la facture accompagnée de ses annexes (détail des jours prestés).
- Export Comptable AutomatiséVentilation des revenus par axes analytiques (par département, par offre) vers l’ERP.
Intégration fluide et sans friction
Le système se connecte à ce qui existe. Votre outil de saisie des temps reste en place : nous récupérons les données via API ou fichiers. Votre ERP comptable continue de faire la comptabilité : nous lui envoyons des écritures propres. Même logique pour les notes de frais ou le CRM.
L’objectif n’est pas de remplacer votre patrimoine applicatif mais de créer une couche d’intelligence entre la réalité opérationnelle (temps passé, frais engagés, contrats signés) et la production comptable. Déploiement par paliers : un périmètre pilote de 2-3 clients représentatifs, puis extension progressive.
Cartographie contractuelle
Analyse de vos typologies de contrats, règles tarifaires, exceptions. Identification des cas limites et des sources de données existantes.
Modélisation et connecteurs
Construction du référentiel contractuel, paramétrage des règles de valorisation, connexion à vos outils de saisie des temps et de frais.
Pilote sur périmètre restreint
Mise en production sur 2-3 clients tests. Validation des calculs, ajustement des workflows d’approbation, rodage avec les équipes.
Déploiement et autonomie
Extension à l’ensemble du portefeuille, formation des utilisateurs clés, documentation des procédures. Vous êtes autonomes sur les évolutions courantes.
Des résultats mesurables pour l'organisation
- Réduction du délai moyen de facturation de 18 jours à 4 jours après clôture de période
- Taux d’erreur sur les lignes de facturation passé de 4% à moins de 0,5%
- Gain de 3 à 5 jours-homme par mois sur les tâches de consolidation et vérification
- Visibilité en temps réel sur le MRR et le chiffre d’affaires à facturer
- Réduction de 60% des litiges clients liés à des écarts de facturation
- Traçabilité complète : chaque ligne de facture remonte à sa source (temps, frais, contrat)
Clarifier votre prise de décision
Nos contrats sont vraiment atypiques, avec des clauses négociées client par client. Votre système peut-il s’adapter ?
Un moteur de facturation modélise chaque contrat individuellement, ce qui répond précisément aux clauses négociées client par client. Taux différenciés par profil, plafonds avec ou sans report, paliers dégressifs, honoraires de succès conditionnels : Clarendis a déjà traité ces cas. Une clause inédite est modélisée avec vous avant le démarrage.
Combien de temps avant d’avoir un système opérationnel ?
Un périmètre pilote de facturation est fonctionnel en 6 à 8 semaines selon nos déploiements, avec deux à trois clients représentatifs. La montée en charge sur l’ensemble du portefeuille prend ensuite deux à trois mois, selon le nombre de contrats à modéliser et la complexité de vos circuits de validation.