Portails Apprenants & Alumni
Un étudiant jongle entre cinq plateformes différentes : une pour consulter son emploi du temps, une autre pour ses notes, un intranet obsolète pour les documents administratifs, un groupe WhatsApp non officiel pour les offres de stage, et LinkedIn pour retrouver les anciens. Côté administration, c’est pire : la scolarité ressaisit les données dans trois logiciels, le service carrières maintient un fichier Excel de 12 000 lignes pour les alumni, et personne ne sait vraiment combien de diplômés travaillent dans tel secteur ou telle entreprise.
Les campagnes de fundraising partent à l’aveugle, sans segmentation fiable. Les écoles de commerce, d’ingénieurs, les universités et organismes de formation continue font face au même constat : l’expérience apprenant est fragmentée, et le lien post-diplôme se délite faute d’outils adaptés. Pendant ce temps, les classements valorisent l’insertion professionnelle et la force du réseau.
Les accréditations exigent un suivi des parcours. Et les étudiants comparent leur expérience digitale avec celle de Netflix ou de leur banque en ligne.
Cette solution appartient à la famille Portails Clients & Usagers.
Les défis qui freinent votre performance
Les portails étudiants des ERP de scolarité sont souvent figés, pensés pour l’administration plutôt que pour l’utilisateur.Résultat : les équipes bricolent avec des plugins WordPress, des Google Sheets partagés, ou des outils SaaS américains qui ne s’interfacent pas avec le SI existant. L’annuaire alumni vit dans un CRM généraliste détourné de sa fonction, sans lien avec les données de scolarité. Les anciens se désinscrivent des newsletters parce qu’ils ne voient pas l’intérêt.Le job board interne reste vide car les recruteurs préfèrent LinkedIn. Quand un donateur potentiel appelle, personne ne sait s’il a déjà été contacté ni par qui. Chaque rentrée, on repart de zéro pour expliquer aux nouveaux étudiants comment accéder à leurs informations.
Notre approche technique
Notre approche part d’un constat : un portail apprenant n’est pas un projet informatique, c’est un projet d’expérience utilisateur qui doit tenir dans la durée.
Nous construisons une interface unifiée où l’étudiant trouve en trois clics ce qu’il cherche : emploi du temps synchronisé avec son calendrier personnel, notes accessibles dès publication, documents administratifs téléchargeables. Cette même base de données devient, après diplomation, le socle du réseau alumni. Le profil se transforme, les droits évoluent, mais l’identité reste.
L’annuaire permet une recherche par promotion, secteur, localisation, compétences. Le système de mentoring met en relation automatiquement selon des critères définis par vos équipes. Les offres d’emploi remontent des entreprises partenaires et des anciens recruteurs. Les campagnes de don s’appuient sur une segmentation réelle : capacité contributive estimée, engagement passé, proximité géographique avec l’école.
Tout est mesurable, tout est ajustable.
Emploi du Temps Synchrone
Affichage mobile des cours, salles et changements de dernière minute.
Relevés de Notes Dématérialisés
Consultation sécurisée des résultats académiques et téléchargement des diplômes.
Job Board Intégré
Plateforme centralisant les offres de stages, d’alternance et de premier emploi.
Annuaire Interactif Alumni
Moteur de recherche avancé pour retrouver des anciens élèves par entreprise ou secteur.
Mentoring & Réseautage
Mise en relation directe entre un étudiant cherchant sa voie et un ancien en poste.
Campagnes de Don (Fundraising)
Modules permettant de solliciter la taxe d’apprentissage ou des dons auprès du réseau.
Architecture technique
Identifier l’usager, le laisser faire seul, le tenir informé : Portail Membres VIP et Applications de Conciergerie obéissent à la même mécanique.
- Emploi du Temps SynchroneAffichage mobile des cours, salles et changements de dernière minute.
- Relevés de Notes DématérialisésConsultation sécurisée des résultats académiques et téléchargement des diplômes.
- Job Board IntégréPlateforme centralisant les offres de stages, d’alternance et de premier emploi.
- Annuaire Interactif AlumniMoteur de recherche avancé pour retrouver des anciens élèves par entreprise ou secteur.
- Mentoring & RéseautageMise en relation directe entre un étudiant cherchant sa voie et un ancien en poste.
- Campagnes de Don (Fundraising)Modules permettant de solliciter la taxe d’apprentissage ou des dons auprès du réseau.
Intégration fluide et sans friction
Nous nous connectons à votre SI scolarité existant : qu’il s’agisse d’Aurion, Hyperplanning, SAGHE ou d’un développement interne. Les données restent maîtres dans vos systèmes sources, le portail les affiche et les enrichit sans créer de doublon. L’authentification s’appuie sur votre annuaire (Active Directory, LDAP, SSO fédération). La migration des données alumni existantes se fait par import progressif avec dédoublonnage.
Pas de rupture : les anciens outils peuvent cohabiter le temps de la transition.
Audit des parcours utilisateurs
Cartographie des irritants étudiants et alumni actuels, analyse des flux de données entre scolarité, carrières et communication.
Conception de l’expérience unifiée
Maquettes fonctionnelles validées avec vos équipes et un panel d’utilisateurs, définition des règles de transition étudiant vers alumni.
Déploiement par cohorte
Lancement sur une promotion pilote, ajustements basés sur l’usage réel, puis extension progressive aux autres populations.
Activation du réseau alumni
Campagne de migration des anciens, mise en place du mentoring et du job board, première opération de fundraising outillée.
Des résultats mesurables pour l'organisation
- Réduction de 60% des sollicitations au service scolarité pour des informations disponibles en ligne
- Taux de mise à jour des profils alumni passant de 8% à 35% dans les 18 mois
- Augmentation de 40% du nombre d’offres d’emploi publiées par les anciens
- Taux d’ouverture des communications alumni multiplié par 2,5 grâce à la segmentation
- Collecte de dons en hausse de 25% dès la deuxième campagne
- Données exploitables pour les dossiers d’accréditation sans ressaisie
Clarifier votre prise de décision
Comment convaincre les alumni de créer leur profil alors qu’ils sont déjà sur LinkedIn ?
LinkedIn ne donne pas accès à l’annuaire qualifié d’une promotion, ni aux offres réservées au réseau, ni à la possibilité de mentorer un étudiant de son ancienne école. Le portail crée cette valeur exclusive. Les premiers mois, les promotions récentes et les plus engagés sont ciblés pour atteindre une masse critique.
Nos données alumni sont dans un état catastrophique, par où commencer ?
Le point de départ est la partie fiable de vos données : les cinq dernières promotions, issues directement de la scolarité. L’historique se traite ensuite par campagnes de réactivation progressives. Trois mille profils qualifiés valent mieux que quinze mille adresses obsolètes, et le nettoyage se fait en marchant.
Nos anciens changent d’employeur et d’adresse sans nous le dire. Comment garder une base à jour sans les relancer sans cesse ?
Le portail permet à l’ancien de mettre à jour sa fiche lui-même, et signale les fiches sans activité depuis longtemps. Une base d’alumni se maintient par l’intérêt qu’on y trouve, pas par la relance.
Nous voulons que nos anciens recrutent nos diplômés. Le portail peut-il porter des offres d’emploi sans devenir un site d’annonces ?
Les offres sont déposées par les anciens et visibles des diplômés, dans le cadre de la promotion et du cursus. Le volume reste faible par construction : ce n’est pas un marché de l’emploi, c’est un réseau.