ERP de Centre de Formation
Un organisme de formation jongle quotidiennement avec des dizaines de contraintes simultanées. Les conventions tripartites où l’entreprise paye, l’OPCO finance une partie, et le stagiaire signe. Les sessions à planifier en croisant disponibilités des formateurs, salles, et cohortes. Les documents réglementaires à produire pour chaque action de formation : convocations, feuilles d’émargement, attestations, certificats de réalisation.
Et depuis Qualiopi, chaque écart documentaire devient un risque direct sur votre certification : donc sur votre activité. Les équipes administratives passent leurs journées à basculer entre le planning, le logiciel de facturation, les dossiers Excel de suivi, et le classeur des preuves pour l’audit. Elles relancent manuellement les émargements manquants, reconstituent les historiques quand un financeur demande un justificatif, corrigent les erreurs de ventilation entre payeurs.
Le bilan pédagogique et financier annuel devient un exercice de fouille archéologique. Pendant ce temps, les formateurs attendent leurs plannings consolidés et la direction n’a aucune vision fiable de la rentabilité par action de formation.
Cette solution appartient à la famille ERP & Gestion métier.
Les défis qui freinent votre performance
Excel reste l’outil dominant dans beaucoup d’organismes. Un fichier pour les sessions, un autre pour le suivi des conventions, un troisième pour la facturation. Les liens entre ces fichiers cassent, les formules se corrompent, les versions divergent entre collaborateurs. Les logiciels généralistes de gestion commerciale ne comprennent pas la facturation multi-tiers : ils ne savent pas ventiler une facture entre un OPCO, une entreprise et un reste à charge stagiaire.Les outils spécialisés low-cost imposent leurs workflows rigides et produisent des documents génériques qui ne reflètent pas votre identité. Quand l’auditeur Qualiopi demande la preuve d’émargement d’une session de mars 2023, il faut fouiller dans trois systèmes. Et personne n’a de vision consolidée sur le chiffre d’affaires réellement encaissé versus facturé versus en attente de validation OPCO.
Notre approche technique
Notre approche part d’un constat simple : dans un organisme de formation, tout est lié. Une session génère des documents, des émargements, des factures vers plusieurs tiers, et des données pour le bilan pédagogique. Nous modélisons ces liens dans un ERP où chaque information est saisie une seule fois et propage ses effets partout. La planification d’une session déclenche automatiquement la génération des convocations personnalisées.
L’émargement numérique : sur tablette ou smartphone : alimente en temps réel le dossier de preuves Qualiopi. La facturation comprend nativement les schémas multi-tiers : elle sait que sur cette action à 3 000 €, l’OPCO prend 2 400 €, l’entreprise 500 €, et le stagiaire 100 €. Le portail de bilan pédagogique agrège automatiquement toutes les données requises par la DREETS.
Le générateur documentaire produit des documents à votre image, avec les mentions légales à jour. Chaque indicateur Qualiopi trouve sa preuve sans recherche manuelle.
Planification des Sessions
Gestion des agendas des formateurs, réservation des salles et du matériel.
Générateur Documentaire
Création automatique des conventions, convocations et attestations de fin de formation.
Émargement Numérique
Signature électronique sécurisée sur tablette pour prouver la présence aux financeurs.
Conformité Qualiopi
Intégration native des indicateurs qualité exigés par le Référentiel National (RNQ).
Facturation Multi-Tiers
Ventilation automatique des factures entre l’employeur, l’OPCO et le reste à charge.
Portail Bilan Pédagogique
Génération en un clic du Bilan Pédagogique et Financier (BPF) annuel obligatoire.
Architecture technique
Saisir une fois, laisser les règles planifier, lire une seule vue : ce socle est celui de toute la famille, on le retrouve dans Orchestration des Commandes (OMS) et dans Gestion Atelier & Après-vente.
- Planification des SessionsGestion des agendas des formateurs, réservation des salles et du matériel.
- Générateur DocumentaireCréation automatique des conventions, convocations et attestations de fin de formation.
- Émargement NumériqueSignature électronique sécurisée sur tablette pour prouver la présence aux financeurs.
- Conformité QualiopiIntégration native des indicateurs qualité exigés par le Référentiel National (RNQ).
- Facturation Multi-TiersVentilation automatique des factures entre l’employeur, l’OPCO et le reste à charge.
- Portail Bilan PédagogiqueGénération en un clic du Bilan Pédagogique et Financier (BPF) annuel obligatoire.
Intégration fluide et sans friction
L’ERP s’interface avec votre comptabilité existante par export normalisé : pas besoin de changer de logiciel comptable. Si vous utilisez déjà un outil de planification ou un CRM, nous construisons les passerelles pour éviter les doubles saisies. La migration des données historiques : sessions passées, conventions en cours : se fait par import structuré, avec validation contradictoire.
Vos modèles de documents actuels sont repris et adaptés dans le générateur. Le déploiement se fait par module, en commençant souvent par la planification et l’émargement, avant d’activer la facturation multi-tiers.
Audit des flux actuels
Cartographie de vos processus administratifs, documents types, schémas de facturation et points de friction quotidiens avec vos équipes.
Paramétrage et reprise de données
Configuration de l’ERP selon vos spécificités, création des modèles documentaires, import des données historiques essentielles.
Déploiement progressif
Mise en production par module avec formation des équipes. D’abord planification et émargement, puis facturation et reporting.
Autonomie et évolution
Transfert de compétences pour les paramétrages courants. Support réactif pour les évolutions réglementaires et nouveaux besoins.
Des résultats mesurables pour l'organisation
- Temps de préparation administrative par session réduit de 45 minutes à 10 minutes en moyenne
- Zéro non-conformité documentaire sur les 6 derniers audits Qualiopi de nos clients
- Délai de facturation ramené de 15 jours à 48h après fin de session
- Bilan pédagogique et financier annuel généré en 2 heures au lieu de 2 semaines
- Taux de récupération des émargements passé de 78% à 98% grâce au numérique
- Vision en temps réel du CA facturé, encaissé et en attente par financeur
Clarifier votre prise de décision
Nos conventions et documents ont des formats très spécifiques imposés par certains financeurs. Votre générateur peut-il s’adapter ?
Le générateur documentaire fonctionne par modèles paramétrables, ce qui couvre les formats imposés par vos financeurs. Clarendis intègre vos trames existantes et leurs mentions obligatoires. Vous gardez la main sur les modèles et pouvez les modifier sans intervention technique.
Nous avons 8 ans d’historique dans notre système actuel. Comment gérez-vous la reprise de données ?
La reprise de données part d’une analyse de vos structures existantes, puis d’un arbitrage commun sur ce qui doit migrer : les sessions des trois dernières années pour Qualiopi, les conventions en cours, les contacts. L’import se fait par lots avec vérification contradictoire, et les données plus anciennes restent consultables dans votre ancien système.