Guichets Uniques Citoyens
Les collectivités françaises croulent sous les demandes : inscriptions scolaires, état civil, urbanisme, aides sociales, stationnement. Chaque service a historiquement développé son propre formulaire, sa propre base, son propre workflow.
Résultat : le citoyen doit ressaisir son adresse quinze fois par an, l’agent d’accueil jongle entre six logiciels métier qui ne se parlent pas, et le DSI gère un parc applicatif fragmenté avec des contrats de maintenance qui s’accumulent. Les obligations réglementaires ajoutent une pression constante : RGAA pour l’accessibilité, RGPD pour les données, FranceConnect pour l’identité numérique, Dites-le-nous une fois pour éviter les redondances.
Les équipes techniques sont réduites : souvent deux ou trois personnes pour une intercommunalité de 50 000 habitants. Les budgets sont votés annuellement, les élus veulent des résultats visibles rapidement, et chaque projet raté laisse des traces durables dans la confiance des administrés. Le téléphone sonne toujours autant, les files d’attente en mairie ne raccourcissent pas.
Cette solution appartient à la famille Portails Clients & Usagers.
Les défis qui freinent votre performance
Les tentatives actuelles se heurtent aux mêmes écueils. Les portails fournis par les éditeurs métier ne couvrent que leur périmètre : un pour la petite enfance, un autre pour l’urbanisme, un troisième pour les démarches d’état civil. Le citoyen se retrouve avec trois comptes différents. Les projets de développement interne s’enlisent : les équipes IT sont mobilisées sur la maintenance courante, et le turnover emporte la connaissance fonctionnelle.Les prestataires généralistes livrent des portails vitrines qui ne s’interfacent pas avec les logiciels métier existants : les agents doivent ressaisir manuellement les demandes reçues en ligne. Quant aux tableurs partagés pour le suivi, ils deviennent rapidement ingérables dès que le volume dépasse quelques dizaines de demandes par semaine.
Notre approche technique
Notre approche repose sur une couche d’orchestration qui se positionne au-dessus des logiciels métier existants, sans les remplacer. Le portail citoyen devient l’interface unique d’entrée : authentification via FranceConnect, formulaires intelligents qui pré-remplissent les données déjà connues de l’administration, suivi en temps réel de chaque demande.
En coulisses, des connecteurs standardisés dialoguent avec vos applicatifs : qu’il s’agisse de Berger-Levrault, Arpège, JVS ou des développements maison. L’accessibilité RGAA est native, testée par des utilisateurs en situation de handicap, pas simplement validée par un audit automatique. La messagerie sécurisée intégrée évite les échanges par email non tracés.
Les données restent hébergées en France, sur des infrastructures qualifiées SecNumCloud quand la sensibilité l’exige. Le votre outil de visualisation de bord citoyen affiche l’historique complet des échanges avec la collectivité, réduisant les appels de suivi qui engorgent l’accueil.
Intégration FranceConnect
Authentification standardisée évitant la création de nouveaux mots de passe.
Accessibilité Stricte (RGAA)
Conformité légale garantissant l’utilisation par les personnes en situation de handicap.
Dites-le-nous une fois
Stockage sécurisé des justificatifs pour ne pas les redemander à la prochaine démarche.
Tableau de Bord Citoyen
Visualisation immédiate du statut (En cours, En attente de pièce, Validé) de chaque dossier.
Messagerie Sécurisée
Échange d’informations ou de pièces manquantes directement avec l’agent instructeur.
Souveraineté des Données
Hébergement sur des infrastructures cloud certifiées (SecNumCloud) situées sur le territoire.
Architecture technique
Identifier l’usager, le laisser faire seul, le tenir informé : Applications de Conciergerie et Portail Membres VIP obéissent à la même mécanique.
- Intégration FranceConnectAuthentification standardisée évitant la création de nouveaux mots de passe.
- Accessibilité Stricte (RGAA)Conformité légale garantissant l’utilisation par les personnes en situation de handicap.
- Dites-le-nous une foisStockage sécurisé des justificatifs pour ne pas les redemander à la prochaine démarche.
- Tableau de Bord CitoyenVisualisation immédiate du statut (En cours, En attente de pièce, Validé) de chaque dossier.
- Messagerie SécuriséeÉchange d’informations ou de pièces manquantes directement avec l’agent instructeur.
- Souveraineté des DonnéesHébergement sur des infrastructures cloud certifiées (SecNumCloud) situées sur le territoire.
Intégration fluide et sans friction
Nous connectons le portail à vos logiciels métier par API quand elles existent, par échanges de fichiers normalisés sinon. Pas de migration forcée, pas de remplacement de vos outils actuels. Les agents continuent de travailler dans leurs applicatifs habituels : ils reçoivent simplement les demandes pré-qualifiées et les pièces déjà vérifiées. Le déploiement se fait par blocs fonctionnels : on commence souvent par deux ou trois démarches à fort volume avant d’élargir progressivement.
Cartographie des flux
Audit des démarches existantes, des volumes, des logiciels métier concernés et des points de friction actuels pour les citoyens et les agents.
Socle technique et premières démarches
Déploiement du portail avec FranceConnect, mise en ligne de deux ou trois démarches à fort impact, connexion aux premiers logiciels métier.
Élargissement progressif
Ajout de nouvelles démarches par vagues trimestrielles, formation des services concernés, ajustements selon les retours terrain.
Autonomie et amélioration continue
Transfert de compétences aux équipes internes pour la création de nouveaux formulaires, votre outil de visualisation de bord de pilotage pour suivre les usages et identifier les optimisations.
Des résultats mesurables pour l'organisation
- Réduction de 40 à 60% des appels téléphoniques de suivi grâce au votre outil de visualisation de bord citoyen
- Taux de complétude des dossiers en ligne supérieur à 85% contre 50% en moyenne sur les formulaires PDF
- Conformité RGAA niveau AA vérifiée et maintenue à chaque mise à jour
- Délai moyen de traitement des demandes réduit de 30% par l’élimination des ressaisies
- Un seul compte citoyen pour l’ensemble des démarches de la collectivité
- Temps de formation des agents limité à une demi-journée par service
Clarifier votre prise de décision
Comment gérez-vous les logiciels métier qui n’ont pas d’API ?
Les logiciels métier sans interface programmatique représentent la majorité des cas. Clarendis travaille par exports et imports de fichiers structurés, ou développe des connecteurs spécifiques quand le volume le justifie. L’agent ne change pas ses habitudes de travail.
Quel est le coût réel pour une collectivité de 30 000 habitants ?
Pour une collectivité de 30 000 habitants, comptez entre 40 000 et 80 000 euros pour le socle initial avec cinq à dix démarches intégrées, puis une maintenance annuelle de 15 à 20 % de ce montant. Le retour sur investissement se calcule sur le temps agent libéré et la baisse des sollicitations téléphoniques.