Dématérialisation de Procédures
Dans une collectivité territoriale ou un établissement public, chaque demande suit un circuit. Congés des agents, autorisations d’urbanisme, bons de commande, validations hiérarchiques. Sur le papier : littéralement. Des formulaires imprimés qui circulent de bureau en bureau, parfois avec des post-it pour indiquer l’étape suivante.
Des parapheurs qui attendent trois jours sur un coin de table parce que le chef de service est en déplacement. Des dossiers égarés entre deux étages, retrouvés un mois plus tard. Les agents passent un temps considérable à traquer l’avancement d’une demande, à relancer par téléphone, à reconstituer des historiques de validation. Les administrés, eux, attendent.
Sans visibilité. Le cadre réglementaire impose pourtant des délais de réponse : deux mois pour une autorisation d’urbanisme, par exemple. Quand le circuit papier prend six semaines rien que pour collecter les signatures, il ne reste plus de marge pour instruire correctement. Et en cas de contentieux, reconstituer qui a validé quoi, et quand, relève de l’archéologie administrative.
Cette solution appartient à la famille ERP & Gestion métier.
Les défis qui freinent votre performance
Les tentatives de numérisation existent. Des formulaires PDF à remplir à la main puis à scanner. Des tableaux Excel partagés pour suivre l’avancement : rapidement désynchronisés, jamais à jour. Des outils de workflow génériques conçus pour le privé, qui ne comprennent pas les spécificités du secteur public : circuits de validation conditionnels selon le montant, signatures multiples obligatoires, délégations temporaires en cas d’absence.Ces outils imposent leurs logiques. On adapte l’organisation à l’outil plutôt que l’inverse.Résultat : les agents contournent le système, reviennent au papier pour les cas complexes, et on se retrouve avec deux circuits parallèles. Le pire des deux mondes : la charge de maintenance du numérique sans en tirer les bénéfices.
Notre approche technique
Notre approche part de vos procédures réelles, pas d’un modèle théorique. On cartographie d’abord les circuits existants avec les agents qui les pratiquent au quotidien : les vrais chemins, pas ceux décrits dans les notes de service. On identifie les règles de routage : qui valide quoi, selon quels critères (montant, nature de la demande, direction concernée), avec quelles délégations possibles.
Ces règles alimentent un moteur qui oriente automatiquement chaque dossier vers le bon valideur. Les formulaires sont conçus pour collecter exactement l’information nécessaire à chaque étape : pas plus : et pour guider l’usager ou l’agent dans sa saisie. Chaque action est horodatée et conservée dans une piste d’audit non modifiable, opposable en cas de contrôle.
La signature électronique intégrée respecte le règlement eIDAS, avec le niveau adapté à chaque type d’acte. Le valideur signe depuis son poste ou son smartphone, le dossier avance immédiatement.
Moteurs de règles de routage
Pistes d’audit immuables
Signature électronique légale
Architecture technique
Saisir une fois, laisser les règles planifier, lire une seule vue : ce socle est celui de toute la famille, on le retrouve dans Systèmes de Gestion (PMS) et dans Orchestration des Commandes (OMS).
- Moteurs de règles de routage
- Pistes d’audit immuables
- Signature électronique légale
Intégration fluide et sans friction
On ne remplace pas votre système d’information. On s’y connecte. Les formulaires peuvent pré-remplir des champs depuis votre annuaire LDAP, votre logiciel RH ou votre base de données métier. Les dossiers validés alimentent vos applications existantes via des connecteurs standards.
On commence par une procédure pilote : souvent les demandes de congés ou les bons de commande sous seuil : pour valider l’approche avec un périmètre maîtrisé avant d’étendre.
Cartographie des circuits
Atelier avec les agents concernés pour documenter les procédures réelles, les règles de validation et les exceptions fréquentes.
Configuration du pilote
Paramétrage du moteur de règles et des formulaires pour une procédure test. Connexion à l’annuaire et aux sources de données existantes.
Déploiement progressif
Mise en production avec un groupe d’utilisateurs pilotes, ajustements selon les retours terrain, formation des agents.
Extension et autonomie
Généralisation aux autres procédures identifiées. Transfert de compétences pour que vos équipes créent leurs propres formulaires.
Des résultats mesurables pour l'organisation
- Temps de traitement d’une demande réduit de 70% en moyenne (de 12 jours à 3-4 jours sur les circuits testés)
- Zéro dossier égaré : chaque demande est traçable à tout instant
- Délais réglementaires respectés avec marge d’instruction préservée
- Piste d’audit complète exportable en un clic pour les contrôles de légalité ou audits
- Agents libérés des relances manuelles : 2 à 3 heures par semaine récupérées par gestionnaire
- Continuité de service assurée même en télétravail ou absence imprévue
Clarifier votre prise de décision
Comment gérer les cas où le circuit de validation doit changer en cours de route ?
Le moteur de règles gère les exceptions : retour pour complément d’information, escalade vers un autre valideur, réorientation vers un autre service. Ces chemins alternatifs sont définis à la conception, pas improvisés, et chaque bifurcation reste tracée dans l’historique.
La signature électronique a-t-elle la même valeur juridique qu’une signature manuscrite ?
La signature électronique a la même valeur juridique pour les actes qui l’autorisent. Clarendis utilise des certificats conformes au règlement eIDAS, avec le niveau adapté : simple pour les validations internes, avancée ou qualifiée pour les actes engageant la collectivité. Le niveau retenu pour chaque usage est défini avec vous.