Logistique & Distribution Humanitaire
Une crise éclate, les dons affluent, et votre équipe logistique doit acheminer 40 tonnes de matériel vers trois zones d’intervention en moins de 72 heures. Sur le papier, vous avez les ressources. Sur le terrain, c’est autre chose : l’entrepôt de transit ne sait pas ce qui arrive, les équipes locales commandent en double faute de visibilité, et personne ne peut dire avec certitude ce qui a été distribué à qui, quand.
Les bailleurs exigent une traçabilité lot par lot. Votre responsable logistique jongle entre WhatsApp, des fichiers Excel envoyés par email et des bordereaux papier photographiés. Quand un audit tombe, il faut trois semaines pour reconstituer les flux. Les zones d’intervention ont souvent une connectivité intermittente ou inexistante.
Vos coordinateurs terrain passent leurs soirées à ressaisir des données au lieu de préparer les distributions du lendemain. Et quand un lot de médicaments approche de sa date de péremption dans un entrepôt secondaire, vous le découvrez trop tard. Ce n’est pas un problème de volonté : c’est un problème d’outillage.
Cette solution appartient à la famille ERP & Gestion métier.
Les défis qui freinent votre performance
Excel reste l’outil par défaut parce qu’il est gratuit et que tout le monde sait l’utiliser.Mais un tableur ne gère pas la synchronisation entre un entrepôt à Genève, un hub à Nairobi et quatre points de distribution sans réseau. Les ERP classiques supposent une connectivité permanente et des utilisateurs formés : deux luxes rares en contexte humanitaire. Les outils logistiques grand public ignorent les contraintes spécifiques : traçabilité par bénéficiaire pour les bailleurs, gestion des dates de péremption critiques, reporting multi-devises et multi-langues.Quant aux développements internes, ils mobilisent des ressources IT que vous n’avez pas, et chaque rotation de personnel repart avec une partie de la connaissance.Résultat : des données fragmentées, des décisions prises à l’aveugle, et des heures perdues en réconciliation manuelle.
Notre approche technique
Notre approche part d’une réalité terrain : vos équipes travaillent souvent sans réseau, avec des smartphones basiques, dans des contextes où chaque minute compte. L’application mobile fonctionne intégralement hors-ligne : saisie des entrées/sorties, scan des lots, signature des bénéficiaires : et synchronise automatiquement dès qu’une connexion apparaît, même faible.
Côté back-office, chaque entrepôt dispose d’une vue temps réel de ses stocks avec alertes sur les seuils critiques et les péremptions. La traçabilité est native : chaque lot est suivi de la réception à la distribution finale, avec horodatage, géolocalisation et identifiant du bénéficiaire. Les coordinateurs terrain accèdent à un votre outil de visualisation de bord qui agrège les données de toutes les zones.
Les rapports bailleurs se génèrent en quelques clics, avec le niveau de détail exigé par ECHO, USAID ou le CICR. L’architecture est pensée pour fonctionner sur des infrastructures limitées : serveurs légers, bande passante minimale, appareils d’entrée de gamme.
Traçabilité des lots distribués
Gestion multi-entrepôts
Application terrain hors-ligne
Architecture technique
Saisir une fois, laisser les règles planifier, lire une seule vue : ce socle est celui de toute la famille, on le retrouve dans Gestion Atelier & Après-vente et dans Systèmes de Gestion (PMS).
- Traçabilité des lots distribués
- Gestion multi-entrepôts
- Application terrain hors-ligne
Intégration fluide et sans friction
Votre organisation a déjà des outils en place : un ERP siège, peut-être un système de gestion des bénéficiaires, des processus de validation éprouvés. On ne remplace pas tout. Notre plateforme s’interface avec vos systèmes existants via API ou imports structurés. Les données terrain remontent automatiquement vers vos outils de reporting consolidé.
On respecte vos workflows de validation et vos niveaux d’habilitation. Le déploiement se fait par zone, en commençant par un pilote sur une mission, sans perturber les opérations en cours.
Cartographie des flux existants
Analyse de vos circuits logistiques actuels, identification des points de friction et des exigences bailleurs spécifiques à votre organisation.
Configuration et pilote terrain
Paramétrage de la plateforme sur une mission pilote, formation des équipes locales, test en conditions réelles pendant 4 à 6 semaines.
Intégration systèmes siège
Connexion avec votre ERP et vos outils de reporting, automatisation des remontées de données, validation des formats de rapports bailleurs.
Déploiement et autonomie
Extension progressive aux autres missions, formation des référents locaux, transfert de compétences pour l’administration courante.
Des résultats mesurables pour l'organisation
- Réduction de 70% du temps de préparation des rapports bailleurs
- Visibilité stocks en temps réel sur l’ensemble des points de distribution, même hors-ligne
- Traçabilité complète lot-par-lot conforme aux exigences ECHO et USAID
- Diminution des pertes par péremption de 35% grâce aux alertes anticipées
- Temps de ressaisie terrain divisé par 4 pour les équipes de distribution
- Réconciliation des flux inter-entrepôts passée de 3 semaines à 48 heures
Clarifier votre prise de décision
Comment ça fonctionne quand nos équipes n’ont aucun réseau pendant plusieurs jours ?
L’application stocke toutes les transactions localement, avec horodatage et coordonnées GPS. À la reconnexion, même brève, les données se synchronisent avec gestion des conflits. Clarendis l’a éprouvée sur des missions comptant dix jours sans connectivité, sans perte de données.
Nos équipes terrain changent souvent et n’ont pas le temps pour des formations longues.
L’interface est conçue pour être maîtrisée en moins de trente minutes. Un référent est formé par zone, qui forme ensuite les autres. Les écrans suivent le déroulé naturel d’une distribution, scan, validation, signature, sans menus complexes.