Plateformes de Commercialisation VEFA
Un programme immobilier en VEFA, c’est 18 à 36 mois entre la signature du contrat de réservation et la livraison. Pendant ce temps, chaque acquéreur génère entre 40 et 80 documents : contrats, plans évolutifs, notices descriptives, procès-verbaux de choix, appels de fonds trimestriels, avenants TMA, attestations diverses. Multipliez par 60 lots sur une résidence moyenne, vous obtenez un volume documentaire que personne n’a vraiment anticipé.
Côté acquéreur, c’est l’angoisse permanente : où en est mon appartement ? Mon dernier virement a-t-il été pris en compte ? Pourquoi le plan reçu en mars diffère de celui de novembre ? Les commerciaux passent leurs journées à répondre aux mêmes questions, à renvoyer des PDF par mail, à chercher la bonne version d’un plan dans un serveur mal rangé.
Les assistantes programmes jonglent entre trois tableurs pour suivre les TMA et leurs délais. Le service comptable relance manuellement les appels de fonds impayés. Tout le monde travaille, personne n’est efficace.
Cette solution appartient à la famille E-commerce & Réservation.
Les défis qui freinent votre performance
Le réflexe classique : un dossier partagé par programme, des mails pour les échanges, Excel pour le suivi des TMA et des paiements. Ça tient sur une petite opération. Dès que vous gérez trois programmes en parallèle avec des équipes différentes, le système craque. Les versions de documents se multiplient, les mails se perdent, les relances partent en doublon ou pas du tout.Certains promoteurs tentent des CRM généralistes ou des GED du marché.Résultat : des outils pensés pour d’autres métiers, qui ne comprennent pas la logique d’un échéancier VEFA, la votre outil de documentation de TMA avec deadline, ou le lien entre un lot, son acquéreur et son historique documentaire. L’équipe contourne l’outil, maintient ses tableaux en parallèle, et le client final continue d’appeler pour savoir où en est son dossier.
Notre approche technique
Notre approche part d’un constat simple : l’acquéreur et vos équipes ont besoin de la même information, présentée différemment.
Nous construisons un espace unique où chaque lot est relié à son acquéreur, son historique documentaire et son échéancier financier. L’acquéreur accède à un portail clair où il retrouve ses plans à jour, visualise ses appels de fonds passés et à venir, effectue ses choix de TMA dans les délais impartis avec une trace horodatée. Vos équipes, elles, disposent d’une vue consolidée par programme : qui n’a pas validé ses choix carrelage avant la deadline de vendredi, quels appels de fonds sont en retard de plus de 15 jours, quels documents n’ont pas été téléchargés.
Les alertes sont automatiques, les relances traçables. Chaque action de l’acquéreur alimente le dossier sans ressaisie côté promoteur. On ne numérise pas vos process existants, on supprime les allers-retours qui n’apportent rien.
Espace Documentaire
Coffre-fort contenant contrats de réservation, plans et attestations notariales.
Gestion des TMA
Workflows de demande de Travaux Modificatifs Acquéreurs avec validation de devis.
Appels de Fonds
Déclenchement automatisé des facturations selon l’avancement du chantier.
Architecture technique
Chercher, voir la disponibilité et le prix, commander : ces trois temps structurent aussi Moteurs de Réservation Directe et Marketplaces.
- Espace DocumentaireCoffre-fort contenant contrats de réservation, plans et attestations notariales.
- Gestion des TMAWorkflows de demande de Travaux Modificatifs Acquéreurs avec validation de devis.
- Appels de FondsDéclenchement automatisé des facturations selon l’avancement du chantier.
Intégration fluide et sans friction
Votre ERP métier reste la source de vérité pour les données financières et contractuelles. Nous nous synchronisons avec lui pour récupérer les échéanciers et les encaissements, sans migration ni double saisie. Les documents existants : plans AutoCAD exportés en PDF, notices Word, tableaux Excel de TMA : sont intégrés tels quels dans un premier temps. L’espace acquéreur peut démarrer sur un programme pilote en 4 semaines, le temps de structurer les données d’un seul projet.
Vos équipes gardent leurs habitudes de production documentaire, seule la diffusion change.
Audit d’un programme existant
Analyse des flux documentaires, des points de friction acquéreurs et des outils en place sur une opération représentative.
Structuration et import initial
Organisation de l’arborescence documentaire, paramétrage des échéanciers TMA et synchronisation avec votre ERP pour les données financières.
Déploiement pilote
Ouverture de l’espace acquéreurs sur un programme, formation des équipes internes en 2 heures, suivi rapproché pendant 4 semaines.
Généralisation et ajustements
Extension aux autres programmes actifs, affinage des automatisations de relance selon vos retours terrain.
Des résultats mesurables pour l'organisation
- Réduction de 70% des appels entrants acquéreurs sur les questions de suivi documentaire et financier
- Délai moyen de validation des choix TMA ramené de 3 relances à 1,2 relance par acquéreur
- Taux d’impayés à J+30 sur appels de fonds réduit de 25% grâce aux notifications automatiques
- Gain de 6 heures par semaine pour une assistante programme gérant 80 lots
- Zéro litige lié à des versions de plans contradictoires depuis la mise en place
- Score de satisfaction acquéreur en hausse de 15 points sur les enquêtes post-livraison
Clarifier votre prise de décision
Nos acquéreurs ne sont pas tous à l’aise avec le numérique, comment gérez-vous ça ?
L’espace acquéreur est conçu pour être accessible sans formation : trois onglets maximum, des intitulés explicites, aucun mot de passe à retenir grâce à un lien sécurisé par SMS. Pour les acquéreurs qui préfèrent le papier, vos équipes génèrent un récapitulatif PDF en un clic.
On a déjà un ERP Promogim/Altaix/autre, est-ce que ça va créer des doublons ?
Votre ERP reste maître sur les données contractuelles et comptables : Clarendis les lit sans jamais y écrire. Les documents et validations acquéreurs remontent vers vos équipes par l’interface ou par export structuré si vous voulez les réintégrer. Aucune ressaisie, aucun conflit de versions.