Onboarding & Offboarding Collaborateurs
Un recrutement réussi coûte cher, et le montant grimpe avec le niveau du profil.
Pourtant, une arrivée ratée fait douter la nouvelle recrue dès la première semaine. Le problème n’est pas le manque de bonne volonté. C’est la coordination. Le manager prévient l’IT trois jours avant l’arrivée.
L’IT commande le PC, mais personne n’a pensé aux accès applicatifs. Les RH attendent encore la copie du diplôme et le RIB. Le badge n’est pas prêt. Le bureau non plus.
Le nouveau arrive, sourit poliment, et passe sa première journée à attendre. Pendant ce temps, cinq personnes différentes s’envoient des mails pour savoir qui devait faire quoi. Dans les PME et ETI, il n’y a pas de département dédié à l’onboarding. C’est un effort collectif, souvent porté par des gens qui ont déjà un métier à temps plein.
Sans processus structuré, chaque arrivée devient un mini-projet improvisé.
Cette solution appartient à la famille Portails Clients & Usagers.
Les défis qui freinent votre performance
La plupart des entreprises gèrent l’onboarding avec un tableur partagé : ou pire, des pense-bêtes et la mémoire de la personne qui s’en occupe aux RH. L’information circule par mail, se perd dans les fils de discussion, arrive trop tard. Les outils RH existants proposent parfois un module onboarding, mais il reste cloisonné : il ne parle pas à l’IT, ne déclenche rien côté services généraux, n’envoie pas les documents à signer au bon moment.Résultat : des doublons de saisie, des relances manuelles, des oublis systématiques sur les mêmes points. Le responsable RH passe deux heures par recrutement à coordonner ce qui devrait être automatique. Et quand il y a trois arrivées le même mois, c’est la surcharge garantie.
Notre approche technique
Notre approche part d’un constat simple : l’onboarding n’est pas un processus RH, c’est un processus transverse qui implique quatre ou cinq services.
Nous construisons un parcours qui se déclenche dès la validation du recrutement et orchestre automatiquement les actions de chaque partie prenante. Le manager reçoit une checklist avec ses responsabilités. L’IT est notifié avec les spécifications matérielles selon le poste. Les services généraux préparent le badge et le bureau.
Le futur collaborateur reçoit un espace personnel pour déposer ses documents, signer son contrat, découvrir l’entreprise avant même son premier jour. Chaque étape a un responsable, un délai, des rappels automatiques. Le RH pilote l’ensemble depuis un tableau de bord unique, sans courir après l’information. Le parcours s’adapte au type de poste : un commercial terrain n’a pas les mêmes besoins qu’un développeur ou un comptable.
Parcours d’accueil digitalisé
Demandes de matériel automatiques
Collecte des documents avant l’arrivée
Architecture technique
Identifier l’usager, le laisser faire seul, le tenir informé : Portail Membres VIP et Applications de Conciergerie obéissent à la même mécanique.
- Parcours d’accueil digitalisé
- Demandes de matériel automatiques
- Collecte des documents avant l’arrivée
Intégration fluide et sans friction
Le parcours s’intègre à votre SIRH existant, qu’il vienne d’un éditeur du marché ou d’un système maison. Les demandes IT peuvent partir vers votre outil de ticketing. La signature électronique passe par votre prestataire actuel ou nous en proposons un. Pas besoin de changer vos outils : nous créons la couche de coordination qui leur manque.
Le déploiement se fait service par service, en commençant souvent par le binôme RH-IT.
Cartographie du processus actuel
On identifie avec vous qui fait quoi aujourd’hui, où sont les points de friction, quels outils sont déjà en place.
Conception des parcours par profil
On définit les étapes, les responsables, les délais et les automatisations pour chaque type de recrutement.
Déploiement et connexion aux outils
On met en place le parcours, on le connecte à votre SIRH et vos outils IT, on forme les utilisateurs clés.
Suivi et ajustements
On analyse les premiers onboardings réels, on ajuste les délais et les notifications selon les retours terrain.
Des résultats mesurables pour l'organisation
- Temps de préparation RH fortement réduit à chaque recrutement
- Matériel informatique prêt le jour de l’arrivée, parce que la demande part automatiquement
- Documents administratifs collectés avant l’arrivée plutôt qu’après
- Zéro mail de relance manuel pour les pièces manquantes
- Satisfaction des nouveaux collaborateurs mesurable dès la première semaine
- Visibilité complète sur les onboardings en cours pour RH et managers
Clarifier votre prise de décision
Nos managers ne sont pas à l’aise avec les outils digitaux, comment ça se passe pour eux ?
Le manager reçoit un simple courriel avec sa liste de tâches et des boutons de validation. Aucune interface nouvelle à apprendre, aucune connexion à un outil supplémentaire. S’il le préfère, il peut même répondre par courriel.
On a des profils très différents (CDI, alternants, prestataires) — un seul parcours peut gérer ça ?
Un parcours unique ne conviendrait pas, et c’est précisément le point. Clarendis crée des parcours distincts selon le type de contrat, le service et le niveau de poste. Un alternant n’a pas besoin des mêmes accès qu’un directeur.