Facturation électronique

La réception concerne tout le monde en même temps. À la première échéance, toute entreprise établie en France doit être capable de recevoir des factures au format structuré. Sans exception de taille.

L’émission, elle, est échelonnée. Les grandes entreprises et les ETI d’abord, les PME et les plus petites structures un an plus tard. Beaucoup d’entreprises se préparent à émettre et découvrent tard qu’elles devaient d’abord savoir recevoir.

La solution produit un document lisible à l’écran, avec le fichier structuré caché à l’intérieur. Quatre formats normalisés sont disponibles. Vous choisissez selon le cas.

Les factures simples ne posent problème à personne. Les autres, si. Trois taux de TVA sur une même facture. Une ligne exonérée dont le motif doit figurer à un endroit précis. Un avoir qui doit pointer vers la facture d’origine. Une remise sur une seule ligne. Une vente en devise étrangère, dont la TVA doit rester en euros. Tout cela est traité.

Elles arrivent par la plateforme, par e-mail, par une interface technique, par un dossier surveillé ou à la main. La solution les traite toutes de la même façon : elle lit le contenu, contrôle qu’il est valide, retrouve le fournisseur, extrait les montants et prépare l’écriture comptable.

Un fournisseur inconnu est créé automatiquement à partir de la facture. Une facture reçue deux fois est repérée, même si elle est arrivée par deux canaux différents. Un avoir est reconnu comme un avoir. Et si la facture porte une référence de commande, le rapprochement se fait seul, avec les écarts signalés.

Une facture envoyée avec un mauvais identifiant ne revient pas en erreur. Elle part ailleurs, sans bruit. Vous croyez avoir facturé, votre client attend, et le problème apparaît à la relance.

La solution retient l’adresse de réception sur la fiche du client. Avant chaque envoi, elle vérifie qu’elle correspond bien à ce client, et signale l’écart avec les corrections possibles. Quand plusieurs chemins d’envoi coexistent, elle affiche lequel sera pris.

Facturer une mairie, un hôpital ou un ministère oblige à passer par le portail public. Le plus souvent, c’est une comptable qui exporte, ouvre le portail, ressaisit les références, dépose, puis revient vérifier quelques jours plus tard.

La solution dépose à sa place, à l’unité ou en lot. Le code du service destinataire est choisi dans l’annuaire à jour. Si ce service exige un numéro d’engagement, la facture ne part pas sans lui. Numéro de marché et références de commande sont repris automatiquement. Ensuite, les statuts reviennent tout seuls dans vos écrans. Y compris les refus, que le portail affiche sous un libellé trompeur et que la solution présente pour ce qu’ils sont.

Une facture rejetée fait perdre du temps à la comptabilité et retarde le paiement. Souvent, on ne l’apprend que plusieurs jours plus tard.

La solution contrôle avant. Elle vérifie que les numéros d’identification sont valides, pas seulement qu’ils ont le bon nombre de chiffres. Un identifiant bien formé mais faux est détecté. Les factures bloquées sont regroupées sur un écran, chacune avec la raison probable et ce qu’il faut faire. Un bilan de période s’exporte pour la direction et l’expert-comptable.

L’archive est créée au moment où la facture part. Elle porte une empreinte numérique et un horodatage qui prouve sa date. À tout moment, on peut vérifier que le document n’a pas bougé.

En parallèle, tout est tracé : qui a fait quoi, quand, et pourquoi. Les validations internes y figurent, les refus aussi, avec leur motif. La conformité de cette piste d’audit est contrôlée point par point, au regard de l’article L102 B du code général des impôts.

Les factures produites passent le validateur officiel de la filière sans erreur ni avertissement, sur les quatre niveaux de contrôle. Le test a été refait sur les cas de TVA et d’exonération, là où les implémentations approximatives échouent.

Le format européen a été soumis à un second validateur, sans lien avec la solution. Même résultat.

Un opérateur de téléphonie d’entreprise, à Grenoble. 480 factures clients et 52 factures fournisseurs par mois. Facturation B2B classique, avec des abonnements récurrents et des refacturations de consommation.

Un groupe hôtelier de trois établissements, dans le Var. 2 543 factures clients et 353 factures fournisseurs par mois en moyenne. Les difficultés propres au secteur y sont toutes présentes : acomptes de réservation, ventes qui basculent du particulier vers l’entreprise quand le client demande une facture au nom de sa société, et un volume fournisseurs élevé, réparti sur trois sites.

Nous ne nommons pas ces clients. Nous intervenons sur leur comptabilité, donc sur leurs comptes fournisseurs et leurs encours clients. Le principe vaut pour eux comme il vaudra pour vous.

La solution existe sur Odoo, ERPNext et Dolibarr, avec les mêmes fonctions sur les trois. Ce qui vient de la norme est identique partout ; seule l’intégration aux écrans change.

Sur un autre outil de gestion, le portage est possible. La partie normative est acquise. Le travail porte sur le raccordement et sur la remontée des statuts dans vos écrans.