Instruction des Dossiers Médicaux
Dans l’assurance de personnes, l’instruction des dossiers médicaux reste un goulet d’étranglement structurel. Chaque demande d’adhésion ou de prestation génère un questionnaire de santé qui transite entre l’assuré, le gestionnaire, et le médecin conseil. Les volumes sont considérables : un assureur de taille moyenne traite plusieurs milliers de dossiers par mois.
Les délais d’instruction impactent directement la satisfaction client et le taux de transformation commerciale. Côté conformité, la pression ne faiblit pas : RGPD, exigences ACPR, certification HDS obligatoire pour tout hébergement de données de santé. Les médecins conseils, souvent à temps partiel ou mutualisés entre entités, croulent sous des dossiers papier ou PDF mal structurés.
Ils passent plus de temps à chercher l’information qu’à l’analyser. Les équipes de gestion, elles, jonglent entre relances manuelles, ressaisies et circuits de validation opaques. Le risque d’erreur est permanent, la traçabilité approximative. Et pendant ce temps, les délais s’allongent, les réclamations s’accumulent, et la direction demande des reportings que personne ne peut produire proprement.
Cette solution appartient à la famille ERP & Gestion métier.
Les défis qui freinent votre performance
Les outils en place n’ont jamais été pensés pour ce flux. Le questionnaire arrive par courrier, mail ou espace assuré : rarement au même format. Il est ressaisi dans le système de gestion, parfois partiellement, souvent avec des erreurs. Les pièces justificatives sont stockées dans des répertoires partagés sans indexation fiable.Le médecin conseil reçoit un dossier incomplet, demande des compléments, le gestionnaire relance l’assuré manuellement. Trois semaines passent. Les tableaux Excel de suivi explosent en complexité. Certains assureurs ont tenté des GED généralistes, mais sans workflow métier intégré ni conformité HDS native, le résultat est un outil de plus à maintenir.Les données de santé, elles, restent exposées à des accès non maîtrisés, ce qui pose un risque réglementaire réel.
Notre approche technique
Notre approche part d’un constat : le médecin conseil doit recevoir un dossier complet, structuré et anonymisé, sans effort de compilation.
Nous construisons un flux de collecte qui capture les questionnaires à la source : formulaire web, import PDF, API depuis l’espace assuré : et les normalise automatiquement. Les données sont hébergées sur infrastructure certifiée HDS, avec chiffrement de bout en bout. L’anonymisation intervient avant transmission au médecin conseil : il voit les antécédents, les réponses médicales, les pièces justificatives, mais pas l’identité de l’assuré.
Cette séparation stricte entre données d’identification et données de santé simplifie drastiquement la conformité. En parallèle, un moteur de règles pré-qualifie les dossiers : les cas simples (questionnaires sans déclaration, profils standards) sont orientés vers une acceptation automatique ou une validation rapide. Les cas complexes sont priorisés et enrichis pour le médecin conseil.
Le résultat : moins de volume à traiter manuellement, des décisions plus rapides, une traçabilité complète.
Hébergement de Données de Santé (HDS)
Anonymisation des questionnaires
Aide à la décision basée sur des règles strictes
Architecture technique
Saisir une fois, laisser les règles planifier, lire une seule vue : ce socle est celui de toute la famille, on le retrouve dans Orchestration des Commandes (OMS) et dans Gestion Atelier & Après-vente.
- Hébergement de Données de Santé (HDS)
- Anonymisation des questionnaires
- Aide à la décision basée sur des règles strictes
Intégration fluide et sans friction
Nous nous connectons à votre système de gestion existant : qu’il s’agisse d’un progiciel métier, d’un CRM ou d’un outil maison. Les questionnaires collectés sont synchronisés avec les dossiers assurés via API ou échanges de fichiers sécurisés. Les médecins conseils accèdent aux dossiers depuis une interface dédiée, sans modifier leurs habitudes. Les décisions remontent automatiquement dans votre SI.
Pas de migration de données, pas de remplacement d’outils : une couche de flux qui structure ce qui existe.
Cartographie des flux actuels
Analyse des circuits de collecte, des formats de questionnaires, des points de ressaisie et des accès aux données de santé existants.
Mise en place du canal de collecte sécurisé
Déploiement des formulaires ou connecteurs, hébergement HDS, configuration des règles d’anonymisation et de pré-qualification.
Intégration avec le SI de gestion
Connexion API ou fichiers avec votre outil métier, synchronisation des dossiers, remontée des décisions médicales.
Formation et mise en production
Prise en main par les gestionnaires et médecins conseils, ajustement des règles de routage, suivi des premiers mois en production.
Des résultats mesurables pour l'organisation
- Délai moyen d’instruction réduit de 40% sur les dossiers standards
- 70% des questionnaires sans déclaration traités sans intervention du médecin conseil
- Zéro donnée de santé identifiante accessible hors périmètre HDS
- Traçabilité complète des accès et décisions pour les audits ACPR
- Réduction de 60% des relances manuelles vers les assurés
- Reporting temps réel sur les volumes, délais et taux d’acceptation
Clarifier votre prise de décision
Comment garantissez-vous la conformité HDS si nos données transitent par votre plateforme ?
L’hébergement est assuré par un prestataire certifié HDS avec lequel Clarendis travaille depuis plusieurs années. Contrats, audits et certifications sont disponibles. Aucune donnée de santé n’est stockée sur une infrastructure non certifiée, et l’architecture est auditée chaque année.
Nos médecins conseils sont des vacataires externes, comment gère-t-on leurs accès ?
Chaque médecin dispose d’un accès nominatif avec authentification renforcée et ne voit que les dossiers qui lui sont attribués, déjà anonymisés. Les sessions sont tracées et les accès révocables immédiatement, ce qui est souvent plus propre que des envois par messagerie chiffrée.