Workflows KYC & Onboarding
Ouvrir un compte, souscrire un contrat d’assurance-vie, accorder un crédit : chaque entrée en relation déclenche une cascade d’obligations réglementaires. Vos équipes conformité jonglent entre la vérification d’identité, le contrôle des listes de sanctions, l’analyse des justificatifs et la collecte des signatures : souvent sur des outils qui ne se parlent pas.
Côté client, l’expérience est fragmentée : pièces à renvoyer par email, délais de validation opaques, relances manuelles. Le taux d’abandon sur les parcours de souscription dépasse régulièrement 40% dans le secteur. Pendant ce temps, les exigences LCB-FT se durcissent, l’ACPR et l’AMF multiplient les contrôles, et chaque dossier incomplet représente un risque de sanction.
Vos analystes passent leurs journées à recontacter des prospects pour des pièces manquantes ou illisibles, plutôt qu’à traiter les cas complexes qui nécessitent vraiment leur expertise. Le paradoxe : plus vous renforcez vos contrôles pour être conformes, plus vous dégradez l’expérience client et allongez vos délais d’onboarding : parfois jusqu’à plusieurs semaines pour des dossiers pourtant standard.
Cette solution appartient à la famille ERP & Gestion métier.
Les défis qui freinent votre performance
Les montages actuels reposent souvent sur un assemblage hétérogène : un outil de signature électronique d’un côté, un prestataire KYC de l’autre, des vérifications manuelles dans des fichiers Excel pour le suivi, et des emails pour les relances. Chaque brique fonctionne en silo.Résultat : les données sont ressaisies plusieurs fois, les pièces justificatives se perdent entre les systèmes, et personne n’a une vue consolidée de l’état réel d’un dossier. Les outils généralistes de workflow ne comprennent pas les spécificités réglementaires du secteur financier : ils ne savent pas qu’un justificatif de domicile de plus de trois mois est invalide, ou qu’une PPE nécessite un circuit de validation renforcé.Quant aux développements internes, ils finissent souvent figés, incapables de suivre l’évolution constante des exigences réglementaires.
Notre approche technique
Notre approche part d’un constat simple : un parcours de souscription n’est pas linéaire, et vos obligations varient selon le profil du client.
Nous construisons des workflows adaptatifs qui ajustent les étapes en fonction des réponses collectées : un résident fiscal français n’a pas les mêmes justificatifs à fournir qu’un non-résident, une personne morale déclenche des vérifications de bénéficiaires effectifs. L’analyse documentaire par OCR extrait automatiquement les données des pièces d’identité et justificatifs, détecte les incohérences et les documents expirés avant qu’un analyste ne perde du temps dessus.
Les vérifications LCB-FT : listes de sanctions, PPE, gel des avoirs : s’exécutent en temps réel et alimentent un scoring de risque. La signature électronique qualifiée eIDAS clôture le parcours sans rupture. Tout est pensé mobile-first parce que vos clients commencent sur leur téléphone. Le back-office donne à vos équipes une vision consolidée : état des dossiers, alertes sur les cas sensibles, métriques de conversion et de délai.
Parcours Adaptatifs
Des formulaires qui n’affichent que les questions pertinentes selon le profil et le niveau de risque.
Analyse Documentaire (OCR)
Extraction automatique des données des cartes d’identité, passeports ou Kbis pour éviter la saisie manuelle.
Vérifications LCB-FT
Connexion aux bases de données externes (Personnes Politiquement Exposées, listes de sanctions).
Signature eIDAS
Intégration transparente de la signature électronique qualifiée pour sceller le contrat instantanément.
Expérience Mobile-First
Un parcours pensé pour être réalisé depuis un smartphone (photo des justificatifs en direct).
Tableau de Bord Back-Office
Une interface claire pour les équipes de conformité afin d’approuver rapidement les cas complexes.
Architecture technique
Saisir une fois, laisser les règles planifier, lire une seule vue : ce socle est celui de toute la famille, on le retrouve dans Systèmes de Gestion (PMS) et dans Orchestration des Commandes (OMS).
- Parcours AdaptatifsDes formulaires qui n’affichent que les questions pertinentes selon le profil et le niveau de risque.
- Analyse Documentaire (OCR)Extraction automatique des données des cartes d’identité, passeports ou Kbis pour éviter la saisie manuelle.
- Vérifications LCB-FTConnexion aux bases de données externes (Personnes Politiquement Exposées, listes de sanctions).
- Signature eIDASIntégration transparente de la signature électronique qualifiée pour sceller le contrat instantanément.
- Expérience Mobile-FirstUn parcours pensé pour être réalisé depuis un smartphone (photo des justificatifs en direct).
- Tableau de Bord Back-OfficeUne interface claire pour les équipes de conformité afin d’approuver rapidement les cas complexes.
Intégration fluide et sans friction
Nous connectons le workflow aux briques déjà en place : votre CRM, votre core banking, vos outils de signature existants si vous y tenez. Pas de remplacement brutal. On commence généralement par un produit ou un segment client : les ouvertures de compte particuliers, par exemple : pour valider le fonctionnement avant d’étendre. Les API s’interfacent avec vos référentiels clients et vos systèmes de gestion documentaire.
Vos équipes conformité gardent leurs processus de validation, mais avec une interface unifiée et des dossiers pré-qualifiés.
Cartographie des parcours existants
On analyse vos tunnels actuels, vos taux d’abandon par étape, et vos contraintes réglementaires spécifiques par produit et segment client.
Configuration du workflow pilote
Paramétrage des règles métier, connexion à vos bases de données sanctions et à votre système documentaire. Test sur un périmètre restreint.
Déploiement et formation
Mise en production progressive, formation de vos équipes conformité au back-office, ajustements basés sur les premiers retours terrain.
Extension et optimisation continue
Élargissement à d’autres produits ou segments, affinage des seuils de scoring, amélioration des taux de conversion sur données réelles.
Des résultats mesurables pour l'organisation
- Taux d’abandon des parcours réduit de 35 à 45% grâce à la fluidité mobile et aux relances automatisées
- Temps moyen de traitement d’un dossier standard passé de 5 jours à moins de 24 heures
- 80% des vérifications documentaires traitées sans intervention humaine
- Zéro ressaisie manuelle entre la collecte client et le core banking
- Traçabilité complète pour les contrôles ACPR : chaque étape horodatée et archivée
- Réaffectation de 2 à 3 ETP conformité sur l’analyse des dossiers complexes plutôt que la chasse aux pièces manquantes
Clarifier votre prise de décision
Que se passe-t-il si la réglementation évolue — qui maintient les règles de contrôle ?
Les règles métier du workflow KYC sont paramétrables par vos équipes conformité, pas codées en dur. Quand l’ACPR publie une nouvelle exigence, vous ajustez le circuit sans attendre un développement. Clarendis assure une veille et vous alerte sur les évolutions majeures, mais vous gardez la main.
Nos clients professionnels ont des structures complexes — le système gère-t-il les bénéficiaires effectifs et les montages multi-niveaux ?
Le workflow détecte automatiquement les personnes morales et déclenche la collecte des statuts, de l’extrait d’immatriculation et l’identification des bénéficiaires effectifs jusqu’au seuil réglementaire. Les structures à plusieurs niveaux de détention sont gérées, avec une visualisation graphique pour vos analystes.